Newsletter – zmiany w przepisach
Do dnia 10 listopada 2024 roku wysyłka newslettera podlegała trzem odrębnym regulacjom ustawowym.
Po pierwsze, wysyłka newslettera wiązać się mogła (i wciąż może) z przetwarzaniem danych osobowych, jeśli informacje pozyskiwane w trakcie zapisu na newsletter mogą identyfikować subskrybenta (np. adresy e-mail z pełnym imieniem i nazwiskiem, pozyskiwanie dodatkowych danych oprócz adresu e-mail). Wysyłka newslettera może więc podlegać przepisom RODO, a dla przetwarzania takich danych konieczne jest m.in. posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej (np. zgody) oraz realizacja obowiązku informacyjnego.
Po drugie, newsletter stanowić mógł również (i dalej może) informację handlową w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej „UŚUDE”), bowiem zgodnie z jej treścią informację handlową stanowi każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy. Jeśli więc newsletter spełnia takie przesłanki, to jego wysyłka musiała odbyć się za zgodą subskrybenta, gdyż przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do osoby fizycznej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej, było zgodnie z art. 10 UŚUDE, zakazane.
Trzecią regulacją była ustawa Prawo telekomunikacyjne (dalej „PT”), która to zakazywała używania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego lub przesyłania niezamówionej informacji handlowej, chyba że abonent lub żytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę. Zgodnie z definicją, telekomunikacyjne urządzenia końcowe to urządzenia podłączone do zakończeń sieci, czyli nic innego jak smartfon, laptop czy tablet. Natomiast przez automatyczne systemy wywołujące rozumieć należy takie systemy, których działanie odbywa się zasadniczo bez udziału człowieka, np. system automatycznie rozsyłający newsletter do subskrybentów.
Idealnym rozwiązaniem było więc pozyskiwanie trzech odrębnych zgód, czyli zgody na:
– przetwarzanie danych osobowych;
– wysyłanie informacji handlowej;
-wykorzystanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących.
Próba połączenia wszystkich tych trzech zgód była ryzykowna, ponieważ:
– zgodnie z RODO, zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii (stanowić odrębną treść);
– zgodnie z PT do odbierania zgody abonenta lub użytkownika końcowego stosowało się odpowiednie przepisy RODO, a więc takiej zgody również nie mogliśmy łączyć z innymi;
– skoro zgoda z RODO i PT muszą być odrębne, to zgoda z UŚUDE też, ponieważ nie mamy jej już z czym połączyć.
Jednakże w dniu 10 listopada 2024 roku nastąpiła istotna zmiana przepisów w tym zakresie. Ustawodawca uchylił art. 10 UŚUDE mówiący o niezamówionej informacji handlowej oraz straciła moc ustawa Prawo telekomunikacyjne, mówiąca o wykorzystywaniu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących. Odpowiedni przepis pojawił się zaś w nowej ustawie Prawo Komunikacji Elektronicznej (dalej „PKE”). Przepis ten (art. 398) reguluje zarówno przesyłanie informacji handlowej, o której mowa w UŚUDE, jak i wykorzystanie urządzeń końcowych i systemów wywołujących, które regulowało PT. Obecnie, dla prawidłowej wysyłki newslettera wystarczy więc jedna zgoda z PKE zamiast dwóch odrębnych z UŚUDE oraz PT.
Przetwarzanie danych osobowych można oprzeć na różnych podstawach, nie tylko zgodzie podmiotu danych. Zgodnie z RODO, za działanie wykonywane w prawnie uzasadnionym interesie można uznać przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego. Oznacza to, że podstawą przetwarzania danych w celu wysyłki newslettera może być również prawnie uzasadniony interes administratora. Przyjęcie takiej podstawy sprawi, iż nie będziemy musieli uzyskiwaćjuż zgody na przetwarzanie danych osobowych. Pozostanie nam pozyskanie wyłącznie zgody z „PKE”.
Dodatkowo należy wspomnieć o treści art. 398 ust. 2 PKE, według którego zgoda taka może być wyrażona przez udostępnienie przez abonenta lub użytkownika końcowego identyfikującego go adresu elektronicznego w celu otrzymywania informacji handlowej. Jeśli zatem samo pozostawienie swojego adresu email podczas subskrypcji newslettera stanowi zgodę na wykorzystanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących w celu wysyłki informacji handlowej, a przetwarzanie danych oprzemy na prawnie uzasadnionym interesie administratora, to nie musimy uzyskiwać już żadnych dodatkowych zgód. Przedmiotową zmianę przepisów należy więc ocenić pozytywnie, jako uproszczenie procesu subskrypcji zarówno dla subskrybenta, jak i wydawcy.
Wspomnieć warto o jeszcze jednym pożytecznym rozwiązaniu, do którego gorąco zachęcam. Jest to użycie modelu „double opt-in”, czyli przesłanie na adres e-mail podany w subskrypcji, wiadomości z prośbą o ponowne potwierdzenie. Daje nam to dwie dodatkowe korzyści. Po pierwsze, potwierdzamy prawidłowość danych subskrybenta oraz eliminujemy ewentualne zarzuty o przesyłanie niezamówionej informacji handlowej. Po drugie, takiego „potwierdzającego” maila możemy wykorzystać również jako odebranie dodatkowej zgody, jednej z tych wymaganych ww. przepisami.
Nie znalazłeś tego co Cię interesuje, a masz pytanie ?
Skontaktuj się z naszą Kancelarią